Bientôt 1 an depuis le déploiement de HRM@Defence...

Le grand avantage d’évoluer vers un système intégré, dans lequel tous les modules de HRM@Defence sont mis à jour mutuellement et automatiquement sur base d’une entrée unique, s’est avéré également être sa plus grande faiblesse. En effet, si une partie des données n’est pas correcte dans l’un des modules, cela aura automatiquement un effet sur les autres et, in fine, sur le résultat final. Si ce dernier se traduit par un « paiement nul ou incorrect », l’effet sera immédiatement tangible pour chaque collaborateur. Les nombreux problèmes individuels qui doivent être analysés et solutionnés en sont la conséquence. La Défense déplore les désagréments causés au personnel concerné et continuera à travailler d’arrache-pied pour trouver des solutions.

Outre ces problèmes individuels liés à des erreurs dans le système, des bugs, qui ont impact sur les paiements, sont également présents dans le module PVR (Planning, Validation and Registration des prestations). Afin d’y apporter une solution, la société CAPGEMINI a engagé neuf personnes supplémentaires depuis octobre et ce jusqu’à la fin de l’année 2021. Cette approche a déjà apporté plusieurs solutions.

Par ailleurs, des mesures spécifiques ont été prises pour résorber l’arriéré.

• Ainsi, une note de la DG BudFin a demandé aux unités d’enregistrer via un ticket toutes les prestations datant d’avant le 31 janvier 2021 jusqu’à présent impayées, de sorte que les services centraux de la DG BudFin puissent calculer et régulariser, manuellement, les droits financiers y afférents. Pour l’heure, environ 200 nouveaux tickets ont été enregistrés. Ceux-ci seront régularisés dès que possible et en priorité;
• Au sein du 15ème Wing, une taskforce a été mise en place pour rattraper l’arriéré accumulé aussi bien dans le domaine des missions temporaires, que des mises en œuvre opérationnelles. Par ce biais, cet arriéré a été résorbé jusqu’à la fin du mois de juin. Cette expérience nous permettra d’assister d’autres unités dans la résorption de leur arriéré dans les semaines à venir.

L’appui aux DAES sera également renforcé par la poursuite des séances d’information et leur formation. Par ailleurs, les nouvelles initiatives suivantes sont lancées :

• L’organisation d’un « jour de contact DAES » par grande unité, pour lequel les DAES doivent encore être questionnés ;
• L’étude de la manière dont les Financial Support Units (FSU) pourraient davantage être utilisées pour appuyer travail quotidien des DAES.

Une fois les bugs techniques résolus, les efforts seront concentrés sur la convivialité de l’application.

Afin de prendre, au maximum, en considération les besoins des utilisateurs relatifs aux processus de gestion du personnel (réduction de la charge de travail, simplification du travail dans le système et adaptation des rapports), la DG HR mettra en place les groupes d’utilisateurs (User Gp) récurrents suivants :

• Un User Gp CO et un User Gp CU visant à améliorer respectivement les tâches du Chef de Corps et du Commandant d’unité dans le système ;
• Un User Gp DAES qui se concentre sur les activités des DAES, organisé géographiquement sous la direction des 23 HR4U;
• Un User Gp S1/Offr HR qui travaillera avec 7 Gp distincts, rassemblant respectivement la branche 1 des quatre Composantes, de la DG MR et de ses unités, de la DG HR et de ses écoles et enfin un Gp distinct pour les autres EM.

L’attention nécessaire sera également accordée à l’utilisateur final par le biais de visites d’une délégation de la DG HR, dans différentes unités des Composantes et des écoles afin d’identifier les problématiques spécifiques par type d’unité.

Pour conclure, au cours des dernières semaines, un certain nombre de mises à jour techniques ont également été exécutées, en coulisses, sur l’application HRM@Defence et sur l’environnement de reporting. Ces modifications techniques sont actuellement peu visibles pour l’utilisateur final mais constituent une base nécessaire pour un certain nombre d’améliorations qui seront exécutées dès la fin de l’année.